termes and Privacy Policy
Privacy Policy – Carchive Versie: [v1.0] Datum: [01/01/2026] Carchive (“wij”, “ons”) hecht veel belang aan jouw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG/GDPR en de Belgische privacywetgeving. In deze Privacy Policy leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. 1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking? Jawad Ahdour Verwerkingsverantwoordelijke: [Carchive/ BV] Adres: [Kleemstraat 90 9111 Belsele, België] Ondernemingsnummer (KBO): [BE] Contact: privacy@carchive.be / support@carchive.be Rollen binnen Carchive (B2B) Wanneer een bedrijf (fleet owner) de accounts van bestuurders beheert en gegevens toevoegt, is dat bedrijf doorgaans verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Carchive treedt dan op als verwerker (processor) en verwerkt gegevens enkel volgens instructies van het bedrijf (eventueel via een DPA/verwerkersovereenkomst). Voor eigen Carchive-doeleinden (bv. facturatie, beveiliging, support) blijft Carchive zelf verwerkingsverantwoordelijke. 2. Welke persoonsgegevens verwerken we? Afhankelijk van jouw rol (bestuurder, bedrijf, werkplaats) kunnen we o.a. volgende gegevens verwerken: Account- en identificatiegegevens Naam, e-mail, telefoonnummer (optioneel), taalvoorkeur Rol (bestuurder/bedrijf/werkplaats), bedrijfsnaam (indien van toepassing) Login-gegevens (gehasht wachtwoord), authenticatie-tokens Voertuig- en vlootgegevens Kenteken, VIN/chassisnummer, merk/model, interne vlootcodes (optioneel) Toewijzingen bestuurder ↔ voertuig Documenten en metadata Uploads (bv. verzekering, keuring, leasing, interne documenten) Vervaldatums, type document, opmerkingen Communicatiegegevens Chatberichten per voertuig, bijlagen, timestamps, betrokken accounts Onderhoud en werkplaatsgegevens Onderhouds- en herstellogboeken, werkplaatsnotities, uitgevoerde acties Referenties die door de werkplaats/het bedrijf worden ingegeven Technische en gebruiksgegevens IP-adres, apparaat-ID (of advertentie-ID indien gebruikt), app-versie Logbestanden, crash reports, performance/diagnosegegevens Tijdstip van acties (audit trail: wie deed wat wanneer) Betalings- en facturatiegegevens (indien betaald abonnement) Facturatiegegevens, BTW-nummer, plan, facturen, betaalstatus Let op: kaartgegevens worden doorgaans verwerkt door een betalingsprovider (bv. Stripe/Mollie), niet door Carchive zelf. 3. Waarom verwerken we deze gegevens? (Doeleinden) We verwerken persoonsgegevens voor: Accountbeheer & toegang (registratie, login, roltoewijzing) Dienstverlening (documenten beheren, vervaldata opvolgen, voertuigen beheren, toewijzingen) Notificaties (push/e-mail herinneringen voor vervaldatums en systeemmeldingen) Communicatie (chat per voertuig, support, incidentbehandeling) Onderhoudshistoriek (registratie door gebruiker/werkplaats, traceerbaarheid) Beveiliging & fraudepreventie (monitoring, logging, misbruikdetectie) Verbetering van de Dienst (analytics op geaggregeerd niveau, fouten opsporen) Facturatie & administratie (abonnementen, facturen, betalingen, boekhouding) Wettelijke verplichtingen (waar van toepassing) 4. Op welke rechtsgrond verwerken we gegevens? We baseren ons op één of meerdere GDPR-grondslagen: Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6(1)(b)) – om Carchive te leveren Wettelijke verplichting (artikel 6(1)(c)) – bv. boekhoudkundige bewaarplicht Gerechtvaardigd belang (artikel 6(1)(f)) – beveiliging, misbruikpreventie, basis-analytics, serviceverbetering Toestemming (artikel 6(1)(a)) – bv. optionele marketing of bepaalde cookies (indien gebruikt) Je kan je toestemming altijd intrekken (zonder dat dit de eerdere verwerking aantast). 5. Hoe lang bewaren we gegevens? We bewaren gegevens niet langer dan nodig: Account- en klantgegevens: zolang je account actief is, daarna maximaal [3 maanden] tenzij wettelijk anders vereist Facturen/boekhouding: meestal 7 jaar (Belgische bewaarplichten) Logs & security-audit: typisch [30–180 dagen] (afhankelijk van veiligheidsnoden) Chats & documenten: zolang het account/contract actief is of zolang het bedrijf dit instelt; bij stopzetting volgens export- en verwijderbeleid [X dagen] Back-ups: roterend, maximaal 30 dagen 6. Met wie delen we persoonsgegevens? We verkopen jouw gegevens nooit. We delen enkel wanneer nodig: Dienstverleners (verwerkers) Hosting/cloud-infrastructuur (bv. EU-datacenter), storage, database E-mail/push-notificatie providers Analytics/crash reporting (indien geactiveerd) Betalingsprovider (indien betalend) Customer support tooling (indien gebruikt) Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten waar vereist. Andere gebruikers binnen jouw organisatie Een bedrijf kan gegevens delen met toegewezen bestuurders/werkplaatsen volgens de ingestelde rechten. Wettelijke verplichtingen Overheden of gerechtelijke instanties wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn. 7. Internationale doorgifte (buiten de EER) Bij voorkeur verwerken we data binnen de EU/EER. Als een leverancier toch data buiten de EER verwerkt, gebruiken we passende waarborgen (bv. Standard Contractual Clauses en aanvullende maatregelen). 8. Beveiliging We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals: versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) toegangscontrole en rolgebaseerde rechten logging & monitoring tegen misbruik back-ups en herstelprocedures beperking van toegang tot data (need-to-know) Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we doen er alles aan om je gegevens te beschermen. 9. Jouw rechten (GDPR) Je hebt, afhankelijk van de situatie, recht op: Inzage in je gegevens Correctie van onjuiste gegevens Verwijdering (“recht om vergeten te worden”) Beperking van verwerking Overdraagbaarheid (export) Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang Intrekken van toestemming (waar van toepassing) Aanvragen kan via [privacy@carchive.be ]. We reageren doorgaans binnen 1 maand. Belangrijk bij B2B-accounts Als jouw account beheerd wordt door een bedrijf, kan het zijn dat je verzoek via jouw werkgever/bedrijf moet lopen (zij zijn dan verwerkingsverantwoordelijke). 10. Cookies en vergelijkbare technologieën Webportaal: kan cookies gebruiken voor sessies, beveiliging en voorkeuren. App: gebruikt doorgaans geen cookies, maar wel device-tokens voor notificaties en technische logs. Als je tracking/marketing cookies gebruikt, voeg dan een cookiebanner + cookielijst toe en vermeld de rechtsgrond (toestemming). 11. Push-notificaties en e-mails Je kan notificaties ontvangen voor vervaldata en systeemmeldingen. Je kan dit beheren in: je toestelinstellingen (push) je accountinstellingen (e-mailvoorkeuren, indien beschikbaar) Systeemkritische berichten (beveiliging, account) kunnen we sturen zonder marketingtoestemming. 12. Minderjarigen Carchive is niet bedoeld voor kinderen onder de 16 jaar zonder toestemming van een ouder/voogd. 13. Wijzigingen aan deze Privacy Policy We kunnen deze Privacy Policy aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte via app, e-mail of portal. De nieuwste versie staat altijd op . 14. Klachten Je kan een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD). 15. Contact Voor privacyvragen: privacy@carchive.be Voor support: support@carchive.be